PROTOCOLO DE SOLICITUD DE SERVICIOS DEL DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL

El Departamento de Comunicación Social  (DCS) de la Facultad de Estudios Superiores Iztacala (FESI) es un área de servicio que, como parte de sus responsabilidades, atiende solicitudes por parte de la comunidad universitaria y busca solucionar problemas de comunicación interna y externa, en beneficio de la divulgación de la ciencia y la cultura.

El catálogo de servicios es el siguiente:

1. Diseño de Identidad Institucional y sus aplicaciones.
2. Operación de eventos virtuales y a distancia.
3. Difusión de eventos institucionales a través de entornos digitales.
4. Cobertura periodística para Gaceta Iztacala UNAM.

Estos servicios pueden solicitarse de manera independiente, de acuerdo a las necesidades del proyecto o, en su defecto, de manera integral, en donde se les brindan todos los servicios, para un evento en específico, involucrándonos desde la creación del mismo y hasta la culminación del evento.

Este servicio no tiene costo y con el fin de atender de la mejor manera a tantos proyectos como resulte posible, se han establecido protocolos que agilizan y hacen eficiente el trabajo que se ofrece y que nos hace corresponsables del correcto desarrollo de los proyectos en los que participamos.

Protocolo de solicitud de diseño de identidad institucional y sus aplicaciones

Identidad Institucional

Se nombra así a la imagen que presenta cualquier área, proyecto o producción que de nuestra Facultad derive y el Departamento de Comunicación Social es el área de servicio que ofrece la posibilidad de diseñarlas en estricto apego a los lineamientos institucionales tanto de la FESI, como de la UNAM pero, sobre todo, con un enfoque centrado en el usuario que aporte resulte útil al proyecto.

Todos  los productos de diseño que produce el Departamento de Comunicación Social tienen como principal objetivo ser una herramienta de trabajo y una solución visual a un problema de identidad; las preferencias y gustos de quien solicita el proyecto son muy importantes, sin embargo el enfoque profesional de los proyectos obedecen a su función y, sobre todo, al usuario final.

Aplicaciones de la identidad institucional

Son los productos derivados de la Identidad Institucional y que se utilizan en el proceso de planeación, difusión y ejecución de eventos:

• Diseño de constancias.
• Diseño de materiales de difusión de acuerdo a la plataforma o red social.
• Diseño de programa en línea – en el sitio oficial de Gaceta Iztacala UNAM.
• Animación de identidad institucional.
• Diseño de memorias.

En pro de una FESI sustentable, todos los productos que genera el DCS son entregados en formato digital y no se producen materiales para impresión, ya que el objetivo es el reducir el uso de papel, a razón del apoyo en la difusión de los mismos a través de los canales de redes sociales y las plataformas digitales de la FESI.

Solicitud de servicio

El comité organizador o la persona responsable del proyecto deberá acudir al DCS, llamar por teléfono o enviar un correo a csfesi@iztacala.unam.mx para iniciar la solicitud de servicio y acordar una reunión de trabajo.

En dicha reunión, de manera conjunta, se dará correcta dimensión del proyecto y comprende el siguiente proceso:

1. Se lleva a cabo una sesión de construcción del brief. Este concepto engloba los gustos, preferencias, referencias e indicaciones puntuales para el diseño de la Identidad Institucional.
2. Se acuerdan las fechas para el envío de los materiales y referencias necesarias para la complementación del brief.
3. Con base en la interpretación del brief, se entregan dos propuestas de diseño de identidad institucional; es importante apuntar que los productos no están sujetos a mezclarse, es decir, a unir elementos de una propuesta, para complementar la segunda. En caso de no lograr satisfacer las necesidades, ambas son descartadas y se trabajará en una nueva propuesta.
4. Ante la selección de un diseño y sobre esa propuesta, pueden sugerirse ajustes y cambios; para ello se acordará una nueva fecha de entrega.
5. Ante la finalización y autorización del diseño de identidad institucional, el equipo del DCS entregará vía correo electrónico, el paquete de diseño con todos los elementos necesarios para su correcta utilización, esto con la finalidad de que puedan trabajar con otros proveedores, si así fuera el caso.
6. Una vez entregado el material ante el visto bueno de quien solicita, no se realizan cambios extraordinarios.

En caso de que el proyecto continúe con servicios adicionales, el siguiente paso se explica en el protocolo correspondiente.

Protocolo de operación para eventos virtuales y a distancia de la FES Iztacala

Con el objetivo de brindar un servicio de calidad, que represente de forma adecuada la imagen de la Facultad de Estudios Superiores Iztacala, el Departamento de Comunicación Social hace de su conocimiento los siguientes lineamientos para la operación de eventos virtuales y a distancia.

Evento Virtual

Se desarrolla a través de la plataforma Zoom, utilizando una cuenta institucional (CUAIEED) ya que es importante contar con los protocolos de seguridad adecuados, así como la duración ilimitada de las mismas.

Para llevar a cabo de manera segura el evento es importante considerar lo siguiente:

1. Esta video llamada se utiliza como base para generar la transmisión en los canales oficiales en redes sociales de la FESI o, en su caso, para llevar a cabo la grabación del mismo.
2. En la sala únicamente se da acceso a las personas que tengan participación activa en el evento: ponentes, presentadores y organizadores; entre menos personas ingresen, se reduce la posibilidad de tener inconvenientes durante el evento.
3. El comité debe proporcionar una lista de personas autorizadas para entrar a la sala de zoom con los nombres, tal y como se mostrarán en la plataforma Zoom.
4. El acceso a la sala debe ser al menos 20 min. antes de comenzar la transmisión, este tiempo se requiere para probar las presentaciones, audio y cámaras de los participantes.
5. El enlace puede ser proporcionado por el Departamento de Comunicación Social o generado por el comité organizador y su distribución debe obedecer al punto dos de este listado.

Evento a distancia (híbrido)

Se desarrolla en una sede presencial y simultáneamente en una sede virtual utilizando Zoom (video llamada).

Sede presencial

Es la ubicación física en la que se lleva a cabo el evento. En el campus central las principales sedes son el Auditorio del Centro Cultural Iztacala, la Unidad de Seminarios y el Aula Magna.

La instalación y montaje del equipo de transmisión debe realizarse el día previo al arranque del evento y el espacio debe ser solicitado a la sede por el comité organizador.

Equipo de transmisión

Está compuesto por el personal que brinda el servicio de transmisión en vivo y el equipo de cómputo, audio y video que operan. Su responsabilidad se limita únicamente a la emisión de las conferencias, charlas y ponencias solicitadas; esto no incluye el apoyo en actividades exclusivas de la sede presencial o del comité organizador y el equipo con el que cuentan es de uso exclusivo de la transmisión o grabación del evento.

Comité organizador

Está conformado por la persona o el grupo de personas que organizan el evento y quienes llevan a cabo la solicitud de servicio, a partir de la que se mantendrá una comunicación constante en función de los distintos servicios solicitados.

Solicitud de servicio

Para llevar a cabo una solicitud de servicio es importante considerar lo siguiente:

• El solicitante debe formar parte del comité organizador del evento y tener capacidad de decisión en cuanto a temas de planeación.
• El tiempo mínimo para solicitar el servicio es de siete días hábiles previo al evento, ya que el Departamento de Comunicación debe revisar la disponibilidad en la agenda para el o los días de transmisión o grabación, así como el hecho de que la estructura del programa de actividades se ajuste a los requerimientos básicos del servicio.

Material de apoyo audio visual

Los materiales a utilizarse como las presentaciones de ponentes, videos y audio deberán entregarse 48 horas antes del día del evento para que puedan ser revisados y adaptados por el equipo de transmisión, en caso de ser necesario.

Si el evento es transmitido por alguna red social, el cuidado de los derechos de autor es fundamental, ya que el incumplimiento de las normas ocasiona la baja de las transmisiones (pérdida del registro del evento y de su permanencia y posibilidad de consulta) y en el peor de los casos, una amonestación por infringir las reglas de la plataforma. Es por lo anterior que en caso de utilizar videos, música o imágenes con derechos de autor o con información personal o sensible, no podrá ser utilizado.

Planeación y logística

Para lograr un alcance eficaz y lograr una mayor audiencia, se recomienda seguir los siguientes procedimientos:

1. La duración de cada uno de los bloques de transmisión debe tener máximo una duración de 90 minutos; el tiempo de interacción y la retención de la audiencia en las plataformas de redes sociales es diferente a las de los eventos presenciales; en un lugar físico no hay la cantidad de distractores que tenemos en entornos digitales.
2. Entre cada bloque de transmisión debe haber un receso de al menos 15 minutos. Este lapso de tiempo permite que el equipo que se utiliza para la transmisión o grabación no se sature o sobrecaliente (computadoras, lámparas, cámaras y tarjetas de transmisión) y asegura que el evento transcurra sin inconvenientes.
3. El seccionar las transmisiones tiene una ventaja extra, ya que cada bloque de transmisión se nombrará de acuerdo al programa y, en caso de transmitirse en redes sociales, estas plataformas emiten una notificación a todos los seguidores, invitándolos a unirse a la transmisión, lo que potencia el alcance. No es lo mismo tener una sola notificación, por ejemplo, a las 9:00 horas, que tener una a las 9:00, una más a las 10:45 y otra a las 13:15 horas.
4. Los eventos virtuales tendrán una duración máxima de dos días consecutivos y con jornadas de transmisión no mayores a 6 horas continuas.
5. El comité organizador es responsable de hacer que se respeten los tiempos acordados para el inicio y término de los bloques de transmisión. En ocasiones extraordinarias el equipo de comunicación social otorgará un tiempo de tolerancia máximo de 15 minutos tanto para el inicio, como para el cierre del evento.
6. Nos reservamos el derecho de interrumpir la transmisión sin previo aviso en los casos en los que los contenidos expuestos llegan a vulnerar de alguna manera la imagen de la Facultad o la Universidad, así como sus valores y lo estipulado en la Legislación Universitaria, todo esto a criterio del responsable del Departamento de Comunicación Social.

Protocolo para solicitar la difusión de eventos institucionales a través de entornos digitales

Actualmente las estrategias de difusión más efectivas para la difusión de eventos en la FESI son utilizando las redes sociales, aunado a ello, los ahorros en recursos económicos y de papel, son significativos tanto para quien organiza un evento, como para la misma Facultad.

Si quien solicita la difusión no cuenta con el material adecuado, puede solicitarlo a este departamento (ver Protocolo de solicitud de diseño de identidad institucional y sus aplicaciones) y nosotros daremos el formato adecuado para cada red social en específico. En el caso de que ya cuente con estos materiales, únicamente tiene que enviarlos junto a la solicitud y lo puede hacer a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico a csfesi@iztacala.unam.mx.
• Entrega con archivos en memoria o disco duro USB en las oficinas del DCS ubicadas en el segundo piso del Edificio de Gobierno.

Protocolo para solicitud de cobertura en Gaceta Iztacala UNAM

La Gaceta Iztacala UNAM es el medio informativo y de comunicación por antonomasia de la FES Iztacala y está disponible para todas y todos los miembros de la comunidad universitaria en Iztacala, que lo soliciten.

Para llevar a cabo la solicitud de cobertura es necesario que lo haga a través de un mensaje escrito que contenga la siguiente información:

• Nombre del evento a cubrir.
• Fecha o fechas.
• Horarios.
• Espacio o sede.
• Nombre del responsable del evento.

Y lo puede hacer llegar a través de los siguientes medios:

• Correo electrónico a csfesi@iztacala.unam.mx.
• Por escrito directo en las oficinas del DCS ubicadas en el segundo piso del Edificio de Gobierno.
• Llamando al 5556231204 en un horario de 9:00 a 14:30 horas y de 17:00 a 19:00 horas.

La solicitud de cobertura debe realizarse con al menos cinco días hábiles previos al evento; en caso de no ser posible, la cobertura estará supeditada a la disponibilidad de reporteros.

Una vez hecho lo anterior, nosotros confirmaremos la inclusión de su evento en la agenda de cobertura de la Gaceta Iztacala UNAM y su nota estará publicada no más allá de 72 horas después de sucedido el evento.